《“十四五”全国档案事业发展规划》要求进一步提升建设项目电子文件归档和电子档案管理水平，推动建设项目电子文件归档和电子档案管理持续发展。此外，《规划》还要求以规范化、科学化管理为核心，明确相关单位和人员权责，并形成从建设项目电子文件的“形成、流转、归档”到电子档案的“移交、保管、利用”等全过程管理体系。

      甘肃民航机场集团联合译筑科技搭建工程项目管理系统，并在兰州中川国际机场三期扩建项目上开展电子资料应用试点工作。截至目前，相关工作已取得阶段性成果，平台应用13个月时间，已有12256份电子资料。双方致力于在甘肃省内推广逐步舍弃纸质资料，移至线上流转，形成工程全过程电子资料管理的模式。

为什么要做电子资料？

      由于兰州中川国际机场三期扩建项目体量庞大，参建单位众多，倘若传统的工程文档管理模式应用于本项目将存在诸多弊端，包括：工程资料监管难、签批和流转节点多、难以整合归档等问题。

      本项目要求全员参与工程项目管理系统应用，包括建设单位、设计、勘察、试验、监理、施工等41家参建单位，626位参与人员。甘肃民航通过平台搭建了组织架构体系，将各单位、各单位工程、各单位下属的各部门、各部门下属的各成员职责统一管理，并通过完善的权限管控机制给予不同单位的不同人员特定的权限。

组织架构体系

权限管控体系

电子资料有什么好处？

      第一，确保工程资料的真实性，无人能代签资料、滞后做假资料；

      第二，确保工程资料的时效性；

      第三，确保工程资料的可追溯性；

      第四，提升项目的管理效率；

      第五，提升工程资料的共享性。

电子资料的创建、流转、归档流程

      资料审批就好似可与BIM模型关联的工程建设OA管理系统，可通过自定义工作流与传统文档相结合的形式，利用电子文件每一个单元格的变量，控制实现预先设定需流转文件可填写的内容与样式。

      管理员按规范设定资料的审批节点，相关审批人员可通过移动设备、PC端或网页端进行资料审批，并加入电子签名和电子印章。

      随后，审批完成的各类资料可自动被归入预先设定的相关资料管理文件夹中，方便人员追溯及整理竣工资料。

      电子文档的在线制作、流转、签批和归档的全过程管理极大地降低了人员资料签批的流转时间和难度。另外，通过与BIM技术的深度融合，平台可助力实现资料的利用与查阅。

      本项目将全部表单资料进行分类，有日志、各部门用表，甚至细化到公务用车的燃油管理等，都通过资料审批功能实现在线流转。此外，甘肃民航还将常用表单自定义为功能，更便于项目人员的应用。

表单汇总

常用表单可自定义功能

1、表单模板创建

      资料表单可分为自定义表单及通用表单。其中，自定义表单用于各参建单位内部非制式用表，可自定义设置表单格式、表单签批流程。而通用表单则用于工程资料的签批，主要针对国家及地方规定的制式工程资料表单，可自定义设置签批流程。此外，签批流程中，各参建单位可根据实际审批节点自行设定实际签批人员。

表单模板设置

审批流程及审批人设置

支持多条线复杂流程设置

2、电子签名与印章上传

      电子印章可上传至平台库，如本项目的电子印章包含各标段及一些关键项目经理和总监的职业印章。上传后，每个审批节点的负责人在审批时可直接插入自己的电子签名和权限划分的电子印章。

电子印章库

3、表单资料流转与审批

      以下图的付款申请界面为例，当前是平台填写完毕的表单样式。此表格审批流程非常复杂，近20人参与了相关审批工作。表单在流转到对应审批节点的负责人时，平台会自动推送提醒。

付款申请流转图

      在表单的全部流程都审批完毕后，导出的表单样式与传统制式资料是相同的。

表单样式一致

4、电子资料归档

      平台内可按各专业规范要求自定义设置多层级归档目录，如本项目资料分为：工程资料、疫情防控资料、人员车辆备案资料等。各分类资料均由线上审批完成的资料自动归档形成，归档格式可设置为doc、xls格式或自动转换为pdf格式。

资料文件夹

      系统归档的资料可实现所见即所得，完全与相关规范要求中的制式表格相一致。

资料归档预览查看

5、电子资料利用

      本项目平台基于BIM技术进行开发，项目电子文档可以与BIM技术充分结合，利用BIM技术的可视性和模拟性快速进行资料查阅和统计。

资料与模型关联

6、更加丰富的应用场景

      甘肃民航将常用表单自定义为功能，更便于项目人员应用，如本项目中的飞行区实验记录和航站区实验记录是甘肃民航根据项目需求通过零代码形式自建的台账功能模块。

台账自定义为功能

      有工程管理经验的人都知道：实验室从现场取完样到出实验报告的数据会有一段数据真空期，一般会在1-1.5个月后才会出实验报告。那么实验结果到底应如何把控呢？或者有时候实验室只是口头跟现场的人员传达实验报告，如果最后出了问题，这个责任应由谁来承担呢？

      针对这类问题，并考虑到本项目的庞大体量，甘肃民航用自定义台账功能做了一个实验记录功能。其主要是给实验检测人员在现场取完样后的24小时内将当天取样的结果填在实验记录中（可抽取结果的一些实验内容），同时将平台的电子签名用作实验结果填写人员的确认。

      下图的实验台账中显示了各类实验重点数据，包括：实验人的签字、实验数据等。相关数据可以导出、分享、做批量操作，台账也可以随时更新。

台账应用

      在设置台账时，管理员可自行设定台账更新的权限，且台账每次更新后会推送给负责人，非常方便实用。

      实验室或施工单位人员每天填完台账后，会自动推送给建设单位和施工单位负责质量的管理人员，并可实时查看，从而切实有效地提高工作效率。

台账查看与填写

      对于项目内部的管理和甲方来说，实验记录只要在平台上传了，就代表是实验室认可的数据，后续一旦有问题，会直接追究实验室的责任，而不是追究其他参建单位。

总结与展望

      在推进本项目工程资料电子化的工作过程中，甘肃民航也遇到了客观存在的问题。比如：由于各级档案馆均无电子资料接收的载体和规范，无法给本项目明确具体的电子资料要求，所以导致参建各方需要制备两套资料的情况。即线上流转一套工程文档，线下制作一套纸质版资料。另外，由于本工程涉及行业及专业众多，包括民航、房建、市政、石油、道桥等多个专业，相关文档编写方面各专业之间也没有统一的文档编写规范，且工程文档样式五花八门，较难做到统一。

      尽管存在问题，但是甘肃民航在切身实践后感觉电子资料仍然比纸质资料方便快捷得多，能够全面覆盖项目所有参建单位及管理人员。一旦线上资料接收的载体和规范确定，甘肃民航即可不再接收线下纸质材料，也无需再制作一套纸质版资料。

      使用电子资料有诸多好处：

      1）使业主对总包和分包的工作质量监管更为方便；

      2）现场资料归档更准确、调取更便捷；

      3）信息从“点-点”到“点-面”的传递更有效率；

      4）文件流转门槛更低、从电脑软件到手机均可流转。

      后续为了进一步实现本项目的规范化电子资料管理工作，甘肃民航将联合译筑科技按需对现有工程项目管理系统进行软件和硬件的升级开发。相关开发方向主要为电子文档的安全性、电子签名和电子印章的合法性、电子文档的自动索引和统计方面以及电子文档数据库的稳定性。同时甘肃民航还会研究基于大数据、云计算等方面的技术，形成企业乃至地区的电子文档数据库，并能通过BI系统自动分析统计电子文档中的相关数据，为未来的相关项目提供数据支撑，助力建筑项目数字化转型升级。

      “我认为行业未来趋势是电子资料，所以我们也在共同努力。电子资料一直是我们跟译筑合作中最重点的模块之一。同时，我们也希望两家公司能够致力于把无纸化资料推广下去，力争走在行业前列。”甘肃省民航置业投资有限公司徐爽如是说。（素材供稿：徐爽 甘肃省民航置业投资有限公司-BIM事业部技术总监）